僱主在強積金制度下的法律責任指南
為協助僱主清楚理解他們在強積金制度下之法律責任，本章將列明強積金條例對僱主的需求。亦解釋《 三 聯 強 積 寶 》 (一套集合了人事管理、計算薪金、及處理退休計畫供款的綜合應用軟件)，如何協助僱主有效地符合此等需求。
強積金條例規定僱主須為其僱員計算有關入息。
有關入息包括大部分收入項目，但並不包括房屋津貼、遣散費和長期服務金。而部份收入項目如醫療福利、洗衣津貼等則不包括在內。
根據積金局發出的指引，《 三 聯 強 積 寶 》已制定了一套收入項目之清單及其有關入息定義 。客戶可從清單中抄取合適的收入項目。
強積金條例規定僱主須為其僱員計算強積金供款及自願性供款(如適用者) ，並且獲得僱員授權，方可從僱員薪酬中扣除其自願性供款額。
僱主和僱員均須以僱員百分之五有關入息作為供款，而有關入息之上限設於HK$20,000。
如果僱員之有關入息低於法定下限(現時為HK$ 4,000 由2003年2月1日開始增加至HK$5,000)，僱員有權選擇不作出供款，而僱主則仍須為其僱員供款。如果僱員選擇供款，該項供款將以自願性供款處理。
《 三 聯 強 積 寶 》之供款計算方法是基於以上條件設立。如僱員的有關入息低於法定下限(即HK$ 4,000) ，系統將提問操作者該有關僱員是否選擇作出供款、並且提醒僱主應獲得僱員授權以扣減自願性供款之事宜。
強積金條例規定僱主須為其僱員提供供款結算書及僱員薪酬記錄。
僱主須為其僱員提供個別的薪酬記錄。而它必須包括以下內容﹕
- 僱員於供款期之有關入息。
- 僱員之強積金供款。
- 僱員之自願性供款(如適用者)。
- 僱主之強積金供款。
- 僱主之自願性供款(如適用者)。
- 支付供款予受託人的日期。
供款結算書包含有關僱員每月之供款記錄。積金局已經發出一份有關供款結算書的指南。而僱主亦須將供款結算書與供款一併交予受託人。
《 三 聯 強 積 寶 》之供款計算書及僱員薪酬記錄是按照上述條件及強積金條例而設立。
強積金條例規定僱主必須於供款週期完結後10天內支付供款。
假定僱主以每月作為工資週期，以三月為例，工資期為該月1日至31日 。若僱主在3月28 日支付僱員薪酬 ，僱主可於3月31 日後10天內支付供款。 如果供款的日子是一個公眾假期、星期日、颱風警告或黑色暴雨警告的日子，該供款日將順延至翌日。從2003年二月一日開始僱主可將離職僱員的供款及現職僱員一併處理。
《 三 聯 強 積 寶 》預設有假期列表以便跟進最後供款限期。
由供款最後限期開始，系統將以在線方式提醒僱主已到期供款。使僱主盡快將供款交給受托人。
強積金條例規定僱主必須為受僱60天或以上的僱員加入強積金計劃或已豁免的職業退休計劃。
僱員受僱不到60天可豁免參加強積金。
60天受僱期是指60天連續性的受僱，例如僱員曾於七月內短期受僱及其後於同年十月再次短期受僱，僱主則無須為該僱員進行登記供款。
60天登記規條不適用於臨時僱員受僱於飲食業及建造業，並由僱主按日僱用或僱用期少於60日的短期僱員。
《 三 聯 強 積 寶 》預設一項 ” 受僱60 天前的檢閱報告”， 於僱員受僱後第50天，系統將提供一份檢閱報告，僱主可依據該份報告決定是否繼續僱用該僱員。
如系統發現有僱員於連續受僱後60天還沒有加入任何退休計劃，系統將發出在線警告並且會阻止僱主進行工資確定。
如果僱員屬於豁免人士類別 ， 便無須參加強積金計劃 。
如果僱員屬於以下類別人仕 ， 便無須參加強積金計劃 。
- 家務僱員
- 在《 強 制 性 公 積 金 計 劃 條 例 》的有關條文實施當日(即2000年12月1日)已達 64 歲的僱員
- 來港工作不超過13個月的海外人仕
- 已獲得海外退休計劃保障的海外人仕
- 海外的長駐僱員
《 三 聯 強 積 寶 》提醒僱主檢查每名僱員是否屬於豁免類別及提問豁免原因， 並自動將於2000年 12月1日已經到達64歲的僱員作為豁免人仕處理。
僱主在以下情況下必須在30天內通知受託人。
包括﹕
- 新的僱員和他的/ 她的有關入息的發放日期。
- 更改僱員個人資料。
- 更改僱主資料。
- 離職僱員。
- 新聘僱員選擇將他的累算權益從舊僱主的計劃轉移到新僱主的退休計劃。
《 三 聯 強 積 寶 》如發現以上情況，系統將自動編製有關的通知書。
僱主必須為僱員計算有關入息及強制性供款。
在過往如僱主發現在前期的計算薪金方面有任何錯漏，只需要在今期的薪金調整前錯誤。但自強積金實施後，由於上下限額對計算薪酬及供款均有影響，僱主必須分別查閱前期之薪酬及供款記錄，才能作出全面及準確的調整。
在過往如僱主發現在前期的計算薪金方面有任何錯漏，只需要在今期的薪金調整前錯誤。但自強積金實施後，由於上下限額對計算薪酬及供款均有影響，僱主必須分別查閱前期之薪酬及供款記錄，才能作出全面及準確的調整。
僱主須儲存僱員、薪酬和供款記錄。
包括﹕
- 僱主向其僱員發出的有關入息記錄，儲存期為付款後6 個月為止。
- 僱主須保存其僱員的受聘記錄。由受聘到終止受聘後6個月為止。
- 僱員的姓名及通信地址、僱員根據強制性公積金計劃豁免規條作出的選擇的通知書、僱員授權僱主從僱員的有關入息中扣除自願性供款的授權書。儲存期由開始受聘到終止受聘後6個月為止。
- 僱員在供款結算書內的有關資料。儲存期供款結算書內日期後7 年為止。
《 三 聯 強 積 寶 》提供儲存資料備份及還原備份資料功能。
在強積金實施前，僱主只需簡單的將所有僱員的基本的薪金以某百份、便可清楚知道這一個調整幅度會對公司做成什麼影響。在強積金實施後，調整僱員的基本的薪金對強制性供款及自願性供款圴有影響。
《 三 聯 強 積 寶 》設有‘財務模擬’功能來預測假如貴公司調整了僱員基本薪金的某一百份比，將會對貴公司的盈利有什麼影響。在僱主設定薪金調整百份比之後，系統可為僱主計算已修正的總基本的薪金、總強制性供款、及自願性供款，將會對公司的盈利有什麼影響。
《 三 聯 強 積 寶 》設立了不同銀行的自動轉賬檔案， 讓僱主可選擇以自動轉帳方式求支付僱員薪酬。
《 三 聯 強 積 寶 》設有‘資料上載’ 讓僱主可以通過電子郵遞方式，將僱員之供款數據轉送給受托人。
